Documents originaux ou GED ?

Un arrêt récent de la Cour d’Appel de Montpellier conteste la validité d’une version numérisée d’un procès verbal d’un conseil d’administration d’une association. Cette dernière avait fait le choix de ne pas conserver ses documents originaux et de systématiquement les scanner et les conserver dans une GED (Gestion Électronique de Documents).

La Cour rappelle, à cette occasion, qu’une copie d’un document peut constituer un commencement de preuve pour celui qui conteste un acte et non pour l’auteur qui veut en démontrer l’existence. C’est avant tout un élément de preuve négative.

Pour l’auteur de l’acte, seul l’original est valable ou, à défaut, une copie numérisée respectant la norme définie par le décret du 5 décembre 2016, à savoir :

- il doit préciser le contexte de numérisation et notamment la date de création de la copie du document ;

- le document doit être rendu infalsifiable par l’apposition d’une signature électronique ;

- il doit être conservé dans des conditions garantissant toute altération du contenu ;

- l’accès au dispositif de reproduction ou de conservation doit être sécurisé.

En clair, il convient d’apposer une signature numérique sur le document PDF généré après avoir scanné l’original. Ceci peut se faire au moyen de n’importe quel lecteur PDF (Acrobat Reader…) et d’une clé électronique. Ainsi l’altération du document sera rendue impossible et la conservation du document en l’état sera garantie.

On notera que le décret est totalement muet sur la durée ou les manipulations qui peuvent intervenir entre la réalisation de l’original et la copie numérique du document. De ce fait, un document falsifié avant sa numérisation remplit néanmoins toutes les conditions du décret… Pour éviter des contestations ultérieures, il est recommandé de numériser le document immédiatement après sa signature.

CA Montpellier 7-11-2019 n° 19/00455